Cómo Configurar Office 365 en Odoo: Guía Completa para PYMES

Última actualización: Octubre 2025

Si acabas de implementar Odoo en tu empresa y usas Office 365 para el correo corporativo, probablemente te hayas encontrado con el frustrante mensaje: "Authentication unsuccessful, user is locked by your organization's security defaults policy". No te preocupes, es más común de lo que crees y tiene solución sencilla.

En este artículo te explicamos paso a paso cómo configurar correctamente tu cuenta de Office 365 en Odoo, tanto para envío como para recepción de correos.

¿Por qué es importante configurar bien el email en Odoo?

Un sistema ERP sin email configurado es como un coche sin motor. Necesitas que Odoo pueda:

• Enviar presupuestos y facturas automáticamente a clientes
• Recibir respuestas de clientes directamente en el CRM
• Notificar a tu equipo sobre tareas y cambios
• Crear leads automáticamente desde emails entrantes
• Enviar recordatorios de pago

Sin esta configuración, tendrás que hacer todo manualmente, perdiendo gran parte de la potencia de Odoo.

El problema con Office 365 y la autenticación moderna

Microsoft ha endurecido sus políticas de seguridad, y desde 2023 ya no permite la autenticación básica con usuario y contraseña tradicional. Esto significa que si intentas configurar Odoo con tu email y contraseña normales, te dará error.

La solución está en usar contraseñas de aplicación, un mecanismo de seguridad de Microsoft diseñado específicamente para este tipo de integraciones.

Paso 1: Crear una contraseña de aplicación en Office 365

Antes de tocar Odoo, necesitas generar una contraseña especial en tu cuenta de Microsoft:

1. Ve a https://account.microsoft.com/security
2. Inicia sesión con tu cuenta corporativa
3. Busca la sección "Seguridad avanzada" o "Advanced security"
4. Localiza "Contraseñas de aplicación" o "App passwords"
5. Haz clic en "Crear nueva contraseña de aplicación"
6. Dale un nombre descriptivo: "Odoo ERP" o "Sistema Odoo"
7. Microsoft generará una contraseña aleatoria (algo como abcd-efgh-ijkl-mnop)
8. ¡IMPORTANTE! Cópiala inmediatamente, solo la verás una vez

Nota: Si no ves la opción de contraseñas de aplicación, es posible que tu administrador de Microsoft 365 la haya desactivado. En ese caso, contacta con tu departamento de IT para que la habilite.

Paso 2: Configurar el servidor de correo saliente (SMTP)

Ahora sí, vamos a Odoo:

1. Ve a Ajustes → Técnico → Email → Servidores de correo saliente
   • Si no ves el menú Técnico, activa el modo desarrollador en Ajustes
2. Haz clic en "Crear"
3. Completa los siguientes campos:

Nombre: Office 365 Aurexma (o el nombre de tu empresa)
Servidor SMTP: smtp.office365.com
Puerto SMTP: 587
Seguridad de la conexión: TLS (STARTTLS)
Usuario: tu-email@tuempresa.com
Contraseña: [pega aquí la contraseña de aplicación que generaste]

1. Haz clic en "Probar conexión"
2. Si todo está correcto, verás el mensaje: "Connection Test Succeeded!"
3. Marca la casilla "Prioritario" si quieres que sea el servidor por defecto

Paso 3: Configurar el servidor de correo entrante (IMAP)

Para recibir emails en Odoo (muy útil para el CRM):

1. Ve a Ajustes → Técnico → Email → Servidores de correo entrante
2. Haz clic en "Crear"
3. Completa estos datos:

Nombre: Office 365 Entrada
Tipo de servidor: IMAP
Servidor: outlook.office365.com
Puerto: 993
SSL/TLS: ✓ Activado
Usuario: tu-email@tuempresa.com
Contraseña: [la misma contraseña de aplicación]

1. Haz clic en "Probar y Confirmar"
2. Configura cada cuánto tiempo quieres que Odoo revise el correo (recomendado: 5 minutos)

Paso 4: Configurar el email "desde" en tus usuarios

Un detalle importante que muchos olvidan:

1. Ve a Ajustes → Usuarios y Empresas → Usuarios
2. Edita cada usuario de tu equipo
3. En la pestaña "Preferencias", rellena el campo "Email" con su dirección corporativa
4. Esto asegura que los emails enviados desde Odoo aparezcan con el remitente correcto

Casos de uso prácticos

Enviar presupuestos automáticamente

Una vez configurado el email, cuando crees un presupuesto en Ventas:

1. Haz clic en "Enviar por correo"
2. Odoo abrirá un composer con la plantilla predeterminada
3. Personaliza el mensaje si quieres
4. Haz clic en "Enviar"

El cliente recibirá el PDF del presupuesto y podrá aceptarlo directamente desde el email (si tienes el portal activado).

Crear leads desde emails

Con el servidor entrante configurado:

1. Ve a CRM → Configuración → Equipos de ventas
2. Edita tu equipo
3. Activa "Alias de correo electrónico"
4. Define un alias (ej: ventas@tuempresa.com)
5. Todos los emails que lleguen a esa dirección crearán automáticamente un lead

Notificaciones en proyectos

Cuando asignes una tarea a un compañero, Odoo enviará automáticamente una notificación por email. Esto mantiene a todo el equipo sincronizado sin necesidad de revisar constantemente el sistema.

Problemas comunes y soluciones

"Connection refused" o "Timeout"

Causa: Tu servidor o firewall está bloqueando el puerto 587 o 993.

Solución: Contacta con tu proveedor de hosting o revisa las reglas del firewall.

"Authentication failed" incluso con contraseña de aplicación

Causa: Puede que tengas activada la verificación en dos pasos de Microsoft.

Solución: Genera una nueva contraseña de aplicación específicamente para Odoo.

Los emails se envían pero llegan a spam

Causa: Falta configuración SPF, DKIM y DMARC en tu dominio.

Solución: Configura estos registros DNS (esto requiere conocimientos técnicos o ayuda de tu proveedor).

¿Odoo Community o Enterprise?

Esta configuración funciona exactamente igual en ambas versiones. No necesitas pagar por Enterprise para tener email configurado en Odoo.

Sin embargo, si tu empresa maneja muchos emails y necesitas funcionalidades avanzadas como:

• Respuestas automáticas con IA
• Seguimiento avanzado de emails abiertos
• Plantillas de email más sofisticadas
• Marketing automation completo

Entonces sí podría interesarte Odoo Enterprise.

¿Prefieres que lo configuremos nosotros?

Si después de leer esta guía prefieres delegar la configuración a profesionales, en Aurexma lo hacemos por ti:

✅ Configuración completa de Office 365 en Odoo

✅ SMTP + IMAP correctamente configurados

✅ Pruebas de envío y recepción

✅ Soporte post-configuración incluido

Precio: 99€ (IVA no incluido)

Configuración en menos de 24 horas laborables

Solicitar configuración →

Conclusión

Configurar Office 365 en Odoo no tiene por qué ser complicado. Con las contraseñas de aplicación y los parámetros correctos, tendrás tu email funcionando en menos de 15 minutos.

Esta configuración es la base para aprovechar al máximo las automatizaciones de Odoo: presupuestos que se envían solos, facturas automáticas, recordatorios de pago, y un CRM que realmente funciona.

¿Necesitas ayuda con la implementación de Odoo en tu empresa? En Aurexma somos especialistas en configurar Odoo adaptado a las necesidades de PYMEs. Contacta con nosotros para una consultoría gratuita.

Recursos adicionales

• Documentación oficial de Odoo sobre email
• Centro de seguridad de Microsoft 365
• Siguiente artículo: Cómo automatizar la facturación recurrente en Odoo

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